Site MJC Fontaines Saint Martin

La Maison des Jeunes et de la Culture de Fontaines St Martin (69) recrute :

Un.e Agent d’accueil/secrétaire  

Nature du Poste : Administratif  

Classification : Coefficient 255  

28h/semaine en CDI (période d’essai de 2 mois)  

Salaire brut de base : 1289,27 par mois + primes conventionnelles 

Date de prise de poste le 28 septembre 2021  

Lieu MJC Fontaines Saint Martin (69270)  

PRÉSENTATION DE L’ASSOCIATION

Mission principale du service :

La MJC de Fontaines St Martin est une association loi 1901 ayant pour activité principale
la mise en place d’activités artistiques, sportives et culturelles hebdomadaires. Elle
propose en parallèle une offre de stages, de spectacles et de manifestations diverses.

Composition du service :

L’équipe administrative est composée d’une directrice (35h/sem) et d’une comptable
(6h/sem). Elle est entourée d’une trentaine d’animateurs techniciens en charge des
ateliers spécialisés. Environ 7ETP en tout.

Positionnement du salarié dans l’organigramme :

Le (ou la) secrétaire est placé sous l’autorité hiérarchique de la direction. Il (ou elle) est
amené(e) à travailler au service et en collaboration avec toutes les différentes instances
de la MJC (équipe administrative, intervenants, bénévoles)

MISSIONS DU POSTE

Mission principale du poste :

Le (ou la) secrétaire assure l’accueil, l’information et l’orientation des adhérents et
visiteurs de la MJC. Il (ou elle) assure les inscriptions, le suivi des documents
administratifs et la mise en place de la communication interne et externe.

Missions et activités du poste :

Assure le bon fonctionnement du secrétariat de la MJC
· Accueille le public par téléphone, et physiquement
lors de permanences
· Traite le courrier reçu et à envoyer
· Communique par mail : répond, annonce toutes modifications,
envoie tous documents
Finalise les contrats de travail établis par la direction et autres
documents en lien avec la vie du contrat de travail
· Suit les heures réalisées et récupérées des animateurs
· Rédige les CR de réunions pédagogiques
Réalise le suivi administratif des documents du Conseil d’Administration
· Assiste le bureau de l’association dans la préparation
administrative de l’AG
· Classe les Compte Rendus des CA, des AG transmis par le
bureau de l’association
· Crée d’un listing des bénévoles de la MJC
Réalise le suivi administratif du dossier Mécénat
· Démarche à partir d’un document réalisé par la direction,
récupère les logos et les transmet au graphiste pour plaquette
· Fait le suivi administratif : édition convention,
pointage règlement, envoie invitation, reçu fiscaux…
Réalise le suivi administratif des dossiers d’inscriptions activités et stages
· Prend les inscriptions, les réservations et le règlement et relance
si besoin
· Édite les Fiches trimestrielles de présences des adhérents dans
chaque activité via le logiciel Goasso
· Crée un listing annuel des animateurs de la MJC
Réalise le suivi administratif en lien avec la banque et la comptabilité
· Prépare les règlements factures pour signature direction puis
transmission à la comptable
· Fait les remises de tous chèques (sauf inscriptions annuelles)
à la banque et ANCV
· Fait la saisie des virements
· Tient la caisse et le livre de compte
Participe à la communication interne et externe pour les activités et
manifestations
· Crée les supports de communication (flyers, affiches, etc..)
et diffusion en lien avec la direction
· Prépare de la Newsletter
· Diffuse les informations sur les réseaux sociaux
· Prend les réservations, prépare la billetterie, les affichettes bar,
et le fond de caisse
· Effectue un bilan de fréquentation pour direction
· Effectue l’affichage interne de la MJC et de la commune tous
lieux publics (Mairie, Poste, …),
· Effectue la distribution de la plaquette annuelle par bénévoles
· Effectue la transmission des communications aux structures
externes
· Tient à jour le registre unique du personnel

Contraintes du poste :

Gérer les pointes d’activités en début et fin d’année scolaire
Travailler dans un lieu de passage, avancer sur les dossiers administratifs
malgré les interruptions inhérentes au poste d’accueil

Champ d’autonomie et de  responsabilité :

Réalise les consignes de sa hiérarchie

Champs des relations :

Le (ou la) secrétaire est amené(e) à communiquer avec toutes les instances de
la MJC : l’ensemble des adhérents et utilisateurs de la MJC, l’équipe administrative,
l’équipe pédagogique, le conseil d’administration et les bénévoles.

COMPÉTENCES REQUISES SUR LE POSTE

Expérience souhaitée dans un poste similaire
Savoir :
* Connaitre le mode de fonctionnement générale d’une association : statuts,
missions, composition…
* Connaître le fonctionnement de la MJC en particulier
Savoir-faire :
* Bonne maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook…
* Bonne capacité rédactionnelle
* Bonne capacité d’organisation / de classement
Savoir être :
* Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière
courtoise
* Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointes
* Savoir s’adapter et réagir en fonction des urgences en terme de communication
*Savoir juger des priorités de gestion de suivi des différents dossiers administratifs

NIVEAU D’ÉTUDES
Diplômes Bac G ou pro, Bac +2, Bac +3, formations diplômantes dans la gestion et l’administration

MODALITÉS DE RECRUTEMENT

CANDIDATER
Envoyer CV et lettre de motivation à la direction, Laetitia Douhard, direction@mjcfsm.com
Date limite de dépôt des candidatures: le 15 septembre
Entretien prévu semaine du 20 septembre 2021

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à direction@mjcfsm.com